Elektronik faturaya geçen işletmelerin en sık sorduğu soru şudur: aynı satış için bazen e-Fatura, bazen e-Arşiv kesiliyor; fark ne? Kısaca: ikisi de aynı hukuki geçerliliğe sahip elektronik faturadır, fark alıcının kim olduğundadır.
e-Fatura nedir?
e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-Fatura sistemine kayıtlı kullanıcılar arasında düzenlenen faturadır. Fatura, alıcının sistemdeki posta kutusuna elektronik olarak iletilir; kâğıda basılması gerekmez.
- Satıcı ve alıcı, ikisi de e-Fatura sistemine kayıtlıdır.
- Fatura GİB üzerinden alıcıya ulaşır.
- Alıcı faturayı kendi sisteminde görür ve kaydeder.
e-Arşiv fatura nedir?
e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara — nihai tüketiciler dahil — düzenlenen elektronik faturadır. Alıcıya e-posta ile ya da talep ederse kâğıt çıktı olarak verilir.
- Satıcı elektronik düzenler, alıcı sisteme kayıtlı değildir.
- Fatura alıcıya e-posta ya da çıktı olarak ulaşır.
- Düzenlenen faturalar belirli dönemlerde GİB'e raporlanır.
Hangisini keseceğimi nasıl bilirim?
Karar, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmamasına göre verilir. Alıcı kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv kesilir. Bunu her satışta elle kontrol etmek hem yavaş hem hataya açıktır.
Stokzen'de satış sırasında alıcının mükellefiyeti otomatik sorgulanır ve doğru belge türü seçilir; faturayı POS ya da fatura ekranından doğrudan gönderirsiniz.
e-İrsaliye nedir?
e-İrsaliye, malın sevkiyatına eşlik eden irsaliyenin elektronik halidir. Özellikle toptan satış ve dağıtım yapan işletmelerde, fatura sonradan kesilecekse malın hareketini belgelemek için kullanılır.
Kimler geçmek zorunda?
e-Fatura ve e-Arşiv'e geçiş zorunluluğu; ciro eşikleri, faaliyet konusu ve bazı özel durumlara göre GİB tarafından belirlenir ve zaman zaman güncellenir. İşletmenizin durumunu ve geçiş tarihini mali müşavirinizle teyit etmenizi öneririz.
Gelen e-faturalar
e-Fatura mükellefiyseniz tedarikçilerinizin kestiği faturalar da size elektronik olarak gelir. Bunları tek tek alış faturası olarak girmek yerine, gelen kutusundan tek tıkla alış faturasına ve stok girişine çevirmek büyük zaman kazandırır.
Sonuç
e-Fatura ve e-Arşiv aynı işi farklı alıcılar için yapar. Doğru türün otomatik seçildiği, satış ekranından gönderilen ve gelen faturaların otomatik işlendiği bir sistem, elektronik faturayı bir yük olmaktan çıkarır. Stokzen'in e-belge özelliklerini modüller sayfasında inceleyebilirsiniz.