ERP bir kez kurulup yıllarca kullanılan bir sistemdir; yanlış seçimin maliyeti yalnız lisans bedeli değil, kaybedilen zaman ve yeniden geçiş zahmetidir. Karar vermeden önce şu on soruyu sorun.
1. Tüm işimi tek sistemde yapabilir miyim?
Stok bir programda, fatura başka birinde, muhasebe üçüncüsünde, e-ticaret dördüncüsündeyse aralarındaki aktarımlar hem iş yükü hem hata kaynağıdır. Satış, stok, cari, muhasebe ve e-belgenin aynı kayıt üzerinde çalışıp çalışmadığını sorun.
2. Ön muhasebe mi, tam muhasebe mi?
Bazı sistemler yalnız fatura ve cari tutar; yevmiye, mizan ve bilanço için ayrı program gerekir. İşletmeniz ve mali müşaviriniz için hangisinin gerektiğini baştan netleştirin.
3. e-Fatura ve e-Arşiv entegre mi?
Faturayı kesip başka bir portala tekrar girmek zorunda kalmamalısınız. Satış ekranından doğrudan e-belge kesilebilmeli, gelen e-faturalar alış kaydına dönüşebilmelidir.
4. Şube ve depo sayısı arttığında ne olur?
Bugün tek mağazanız olabilir; üç yıl sonra beş. Şube ve depo eklemenin nasıl fiyatlandığını ve sistemin çok şubede nasıl çalıştığını sorun.
5. İnternet kesilirse satış durur mu?
Bulut sistemlerin en sık sorulan sorusudur. Kasada bağlantı kesildiğinde satışın devam edip edemediğini, bağlantı gelince kayıtların nasıl eşitlendiğini öğrenin.
6. Yetkiler ne kadar ayrıntılı?
Kasiyerin maliyet fiyatını görmemesi, indirimin belirli bir oranı aşınca onay istemesi, şube çalışanının yalnız kendi şubesini görmesi gibi ihtiyaçlar büyüdükçe önem kazanır.
7. Verilerim nerede ve nasıl yedekleniyor?
Yedeklemenin ne sıklıkla yapıldığını, yedeğin başka bir yerde tutulup tutulmadığını ve verilerinizi istediğinizde dışarı alıp alamayacağınızı sorun.
8. Mevcut verilerimi taşıyabilir miyim?
Ürün, cari ve açılış bakiyelerinin toplu aktarılabilmesi geçişi haftalardan günlere indirir.
9. Kurulum, eğitim ve destek nasıl?
En iyi sistem de doğru kurulmazsa işe yaramaz. Kurulumu kimin yaptığını, eğitimin nasıl verildiğini ve bir sorun olduğunda kime, nasıl ulaşacağınızı öğrenin.
10. Toplam maliyet ne?
Aylık bedelin yanında kullanıcı, şube, modül ve hizmet ücretlerini de sorun; üç yıllık toplam maliyeti karşılaştırın. Ayrı ayrı alınan programların toplamı çoğu zaman tek bir bütünleşik sistemden pahalıdır.
Sonuç
Doğru ERP; tüm işinizi tek kayıtta toplayan, büyümenize uyum sağlayan, verinizi koruyan ve arkasında ulaşılabilir bir ekip olan sistemdir. Bu soruları bize de sorun: demo görüşmesinde her birini kendi işiniz üzerinden cevaplayalım.