Mağaza kapanırken yapılan kasa sayımı günün karnesidir. Kasa tuttuğunda her şey yolundadır; tutmadığında ise farkın nereden geldiğini bulmak — özellikle yoğun günlerde — saatler alabilir.
Gün sonu kapanışının adımları
- Satışları sonlandırın: askıda bekleyen satış ve açık fiş bırakmayın.
- Ödeme türlerine ayırın: nakit, kredi kartı, havale ve varsa hediye kartı toplamlarını ayrı ayrı çıkarın.
- Nakdi sayın: kasadaki parayı sayın ve açılış bakiyesini (bozuk para) düşün.
- Kart toplamını karşılaştırın: POS cihazının gün sonu raporuyla sistemdeki kart satışlarını eşleştirin.
- Kasa hareketlerini kontrol edin: gün içinde kasadan yapılan ödemeleri (masraf, avans) ve kasaya konan parayı gözden geçirin.
- Farkı kaydedin: fark varsa sebebiyle birlikte kayda geçirin, yok saymayın.
Kasa farklarının en yaygın sebepleri
- Yanlış ödeme türüyle kaydedilen satış (kart yerine nakit gibi)
- Kaydı yapılmadan kasadan çıkan para
- Para üstü hataları
- İptal ya da iade edilip sisteme işlenmeyen satışlar
- Dövizle yapılan satışlarda kur hataları
Farkı önleyen alışkanlıklar
- Karma ödemeyi doğru kaydedin: müşteri bir kısmını nakit, bir kısmını kartla öderse ikisini de aynı satışta ayrı ayrı girin.
- Kasa çıkışlarını onaya bağlayın: kasadan çıkan her para bir fiş ve bir onayla çıksın.
- İndirim ve iadeyi yetkiye bağlayın: belirli bir tutarın üstü yönetici onayı istesin.
- Döviz kasalarını ayrı tutun: dövizle tahsilatı TL kasasına karıştırmayın.
- Vardiya değişiminde ara kapanış yapın: kasa el değiştiriyorsa sorumluluk da netleşsin.
Raporlar ne söylemeli?
İyi bir gün sonu raporu şu soruları tek bakışta cevaplar:
- Gün boyunca toplam ne satıldı, hangi ödeme türüyle?
- Kasada olması gereken nakit ne kadar?
- Gün içinde kasaya giren ve çıkan diğer tutarlar neler?
- İptal, iade ve indirimler neler, kim yaptı?
Sonuç
Kasa farkı çoğu zaman kötü niyetten değil, kayıt eksikliğinden doğar. Satışı, ödeme türünü, kasa hareketlerini ve yetkileri aynı sistemde tutmak, gün sonunu dakikalara indirir. Stokzen'in POS ve gün sonu (Z) raporlarını demoda görebilirsiniz.