Excel, işletmelerin çoğunun stok takibine başladığı yerdir ve bunda yanlış bir şey yoktur: esnek, tanıdık ve ücretsizdir. Sorun, işletme büyüdükçe Excel'in taşıyamayacağı işlerin de ona yüklenmesidir.
Excel'in güçlü olduğu yer
- Az sayıda ürün ve tek kişinin yönettiği stok
- Tek depo, düşük hareket
- Geçici hesaplamalar ve analizler
Bu koşullarda Excel yeterlidir. Aşağıdaki işaretlerden birkaçını yaşamaya başladıysanız, sınırına yaklaşıyorsunuz demektir.
İşaret 1: Aynı dosyada birden fazla kişi çalışıyor
İki kişi aynı dosyanın iki kopyasını güncelledi mi, hangisinin doğru olduğu artık tartışma konusudur. Kim neyi, ne zaman değiştirdi sorusunun cevabı yoktur. Yetki de yoktur: stok miktarını değiştirebilen herkes fiyatı ve maliyeti de değiştirebilir.
İşaret 2: Satış, fatura ve stok ayrı yerlerde
Satışı kasadan, faturayı başka bir programdan kesip stoğu akşam Excel'de düşüyorsanız, üç ayrı kayıt tutuyorsunuz demektir. Unutulan tek bir satır, ay sonunda açıklanamayan bir farka dönüşür.
İşaret 3: Barkod okutamıyorsunuz
Kasada ürün adını aramak hem yavaştır hem hataya açıktır. Barkodlu satış yalnızca hız değil, doğru ürünün satıldığının da güvencesidir.
İşaret 4: Şube ya da depo sayısı arttı
Her şube için ayrı dosya, aralarındaki transferler için ayrı bir sayfa... Toplam stoğu görmek için dosyaları birleştirmek başlı başına bir iş haline gelir.
İşaret 5: Cari ve vade takibi de Excel'de
Hangi müşterinin ne kadar borcu olduğu, hangi çekin ne zaman tahsil edileceği gibi bilgiler dağınık tutulduğunda tahsilat gecikir, nakit akışı bozulur.
Görünmez maliyetler
Excel'in lisansı ucuzdur ama işçiliği pahalıdır:
- Her gün dakikalarca süren elle veri girişi
- Sayım farklarını açıklamaya çalışırken kaybedilen saatler
- Stokta olmayan ürünü satıp sonra iptal etmek
- Yanlış fiyattan yapılan satışlar
- Muhasebeye aktarım için yeniden yazılan veriler
Bunların toplamı çoğu zaman bir sistemin aylık bedelini fazlasıyla aşar.
Geçiş nasıl yapılır?
Geçiş sanıldığı kadar zor değildir:
- Ürün listenizi ve cari hesaplarınızı Excel'den toplu aktarın.
- Açılış stoklarını ve cari bakiyeleri girin.
- Kasa ve fatura işlemlerini yeni sisteme taşıyın.
- İlk haftalarda eski dosyayı yalnız kontrol amaçlı tutun.
Stokzen'de ürün ve cari aktarımı Excel ile yapılır; satış, fatura, stok ve muhasebe baştan aynı kayıt üzerinde çalışır. Demo talep edin, kendi dosyanızla geçişi birlikte planlayalım.